Huishoudelijk Reglement

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

VAN

VERENIGING DORPSBELANG NIEUW BEERTA

Artikel 1

HUISHOUDELIJK REGLEMENT – VASTSTELLING

In dit reglement worden nadere regels gesteld betreffende een aantal aangelegenheden waarnaar in de verenigingsstatuten verwezen wordt. 

  1. Het huishoudelijk reglement van de vereniging wordt door de Algemene Leden Vergadering (ALV) vastgesteld. Ook wijzigingen worden door de ALV vastgesteld.
  2. De ALV kan voorstellen doen om zaken bij huishoudelijk reglement te regelen.
  3. Het bestuur mag zich hierover beraden en zal schriftelijk aan de leden verslag uitbrengen.
  4. Wijzigingen kunnen zo nodig ook via een schriftelijke procedure aangebracht worden.
  5. Waar sprake is van Nieuw Beerta wordt bedoeld, het postcodegebied met de aanduiding 9687.

 Artikel 2

LIDMAATSCHAP

  1. Het lidmaatschap van de vereniging staat open voor alle inwoners, vanaf 16 jaar, uit Nieuw Beerta.
  2. Inwoners van Nieuw Beerta zijn automatisch Lid.
  3. Ieder Individu wonend buiten het postcodegebied 9687, die graag lid wil zijn en/of op de hoogte wil blijven, kan zich schriftelijk aanmelden bij het secretariaat van Dorpsbelang Nieuw Beerta.
  4. Het lidmaatschap van individuele leden eindigt:
  5. bij opzegging;
  6. bij verhuizing buiten het postcodegebied;
  7. door overlijden;
  8. door royement;
  9. Het lidmaatschap impliceert de gehoudenheid van het lid aan de doelstelling, de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
  10. Een royement van een lid zal door het bestuur op de ALV kenbaar worden gemaakt.

 Artikel 3

INSTRUMENTARIUM TER VERWEZELIJKING VAN DE STATUTAIRE DOELSTELLING

  1. Indien het individuele belang van een lid in conflict raakt of dreigt te raken met het belang of de belangen van de vereniging of andere leden, dient dit schriftelijk en met argumenten omkleed kenbaar te worden gemaakt aan het bestuur.
  2. Het bestuur dient de belangen zorgvuldig af te wegen. Indien er sprake is van strijdigheid van belangen, zal het belang van het individuele lid prevaleren, mits dit past binnen de statutaire doelstellingen van de vereniging.
  3. Het bestuur kan het conflict overdragen aan de mediator.
  4. Indien het ten behoeve van de doelstelling van de vereniging wenselijk is, kan de vereniging interregionale verbanden aangaan en hieraan deelnemen.

  Artikel 4

HET BESTUUR

  1. Het bestuur bestaat uit een aantal van tenminste drie en ten hoogste zeven meerderjarige leden.
  2. Bestuursleden worden door de ALV op voordracht van het bestuur benoemd.
  3. Bestuursleden worden voor een periode van drie jaren benoemd. Zij zijn één keer herkiesbaar. Indien door gebrek aan kandidaten een bestuurslid voor een extra periode wordt voorgesteld dient de ALV dit goed te keuren.
  4. Het bestuur bestaat naast gewone bestuursleden, uit een voorzitter, secretaris en een penningmeester.
  5. Het bestuur kan een persoon die niet een lid vertegenwoordigt als kandidaat bestuurslid aan de ALV voordragen en deze is als zodanig als bestuurslid benoembaar en herkiesbaar.
  6. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op.                                                                                                                  

Artikel 5

WERKZAAMHEDEN VAN HET BESTUUR

  1. Het bestuur regelt in onderling overleg de taakverdeling en doet hiervan aan de ALV verslag.
  2. De dagelijkse leiding van de vereniging berust bij de voorzitter, geassisteerd door de secretaris en een derde bestuurslid. Dit dagelijks bestuur stelt de overige bestuursleden in kennis van de gang van zaken.
  3. Bestuursbesluiten worden met meerderheid van stemmen genomen.
  4. Indien door onvoorziene omstandigheden het bestuur uit een even aantal leden bestaat, heeft de voorzitter voor de duur van deze periode, bij een gelijk aantal stemmen, een doorslaggevend stemrecht. Tot de volgende ALV kan het bestuur een interim bestuurslid aanwijzen.
  5. Het bestuur stelt een vergaderrooster op, de secretaris ziet op de uitvoering hiervan toe.
  6. Het bestuur komt minimaal vier keer per jaar bijeen en voor het overige zo vaak als nodig.
  7. Tien verenigingsleden kunnen bij het bestuur een verzoek indienen om over een bijzonder onderwerp het bestuur te laten beslissen. In dit geval zal op verzoek van deze tien leden een bestuursvergadering bijeengeroepen worden. Tenminste één vertegenwoordiger van de tien leden dient in de vergadering aanwezig zijn.

 Artikel 6

DECLARATIES

Bestuursleden zijn gerechtigd om binnen redelijke grenzen gemaakte kosten, die ten behoeve van de goede vervulling van hun taak zijn gemaakt, bij de vereniging te declareren. De door de fiscus gehanteerde normen zullen van toepassing zijn.

 Artikel 7

ADVISEURS

  1. Ter vergroting van de slagvaardigheid van de vereniging kan het bestuur interne of externe adviseurs benoemen.
  2. De benoeming geldt tot het moment dat een nieuw besluit de adviseur uit zijn functie ontslaat. Beëindiging van de adviseursfunctie kan ook door opzegging geschieden.
  3. Het bestuur kan werkgroepen instellen. In een werkgroep hebben meer dan één persoon zitting. Per werkgroep is er één specialisatie. De werkgroep brengt verslag uit aan het algemeen bestuur. Het bestuur kan uit zijn midden een coördinator per werkgroep aanwijzen.

 Artikel 8

PROCES-INTEGRITEIT, -LOYALITEIT EN -REKENSCHAP

  1. Bestuursleden van de vereniging zijn verplicht tot een behoorlijke taakvervulling in de zin art. 2:9 BW.
  2. Het in het vorig lid bedoelde houdt het volgende in:
  3. Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met belangen van de vereniging of betrokken derden, dienen door het bestuurslid uit eigen beweging te worden gemeld aan het bestuur van de vereniging. Het bestuur zal van dergelijke meldingen op de eerstvolgende vergadering van de ALV kennis geven;
  4. Bestuursleden dienen het vragen om, dan wel het accepteren van geld, leningen, en kredieten van partijen na te laten. Tevens dienen bestuursleden het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten te vermijden en in ieder geval te melden aan het bestuur, die van dergelijke meldingen op de eerstvolgende vergadering van de ALV zal kennis geven. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden;
  5. Alle middelen en bronnen van informatie die een bestuurslid ter beschikking staan vanwege activiteiten ten behoeve van de vereniging mogen enkel in het belang van de vereniging worden gebruikt. Bij eventueel persoonlijk gebruik staat het de rechter vrij de schade van de vereniging te begroten op het bedrag van de persoonlijk genoten winst (art. 6:104 BW);
  6. Bestuursleden dienen het hoogst mogelijke niveau van integriteit te betrachten. Afspraken dienen te worden nagekomen, geheimhouding mag nooit worden misbruikt;
  7. Bestuursleden streven naar goede onderlinge verhoudingen en goede verhoudingen met andere betrokkenen. Dat betekent onder meer dat bij een mogelijke normoverschrijding of onfatsoenlijk handelen de betrokkene daarop eerst wordt aangesproken en deze gelegenheid tot herstel wordt gegeven, alvorens e.e.a. extern zal worden geventileerd en alvorens het gebruik van juridische middelen aan de orde kan zijn.

 Artikel 9

ALGEMENE LEDENVERGADERING

  1. Leden van de vereniging hebben toegang tot de ALV.
  2. Het bestuur is bevoegd niet leden (derden) voor de ALV uit te nodigen. In de agenda zal hiervan melding gemaakt worden.
  3. Leden kunnen hiertegen binnen vier kalenderdagen na verzending van de stukken met reden omkleed bezwaar maken.
  4. Het bestuur is verplicht minimaal eenmaal per jaar een ALV bijeen te roepen. Het bestuur kan de leden schriftelijk verzoeken hiervan af te wijken. Minimaal tweederde van de leden dient hiervoor schriftelijk toestemming te verlenen.
  5. Het bijeenroepen geschiedt door een schriftelijke uitnodiging, tenminste acht kalenderdagen voor de vergadering. Onder schriftelijk wordt ook elektronische post verstaan. De uitnodiging bevat datum, tijdstip, locatie en de agenda.
  6. Leden zijn bevoegd voorstellen voor de agenda te doen. Deze moeten tenminste twee kalenderdagen voor de datum van de vergadering bij de secretaris van de vereniging binnen zijn.
  7. Tenminste tien leden kunnen aan het bestuur voorstellen om een buitengewone ledenvergadering bijeen te roepen. Dit voorstel dient met redenen omkleed te zijn.

 Artikel 10

CONTRIBUTIE - FINANCIËN

  1. De contributie wordt jaarlijks door de ALV op voorstel van het bestuur vastgesteld. De penningmeester is verantwoordelijk voor het innen van de contributies en legt elk jaar aan de ALV verantwoording over de financiële stand van zaken van de vereniging af.
  2. De ALV dechargeert de penningmeester voor het gevoerde beleid en benoemt jaarlijks een kascommissie.
  3. De kascommissie bestaat uit minimaal 2 personen, benoemd uit de leden tijdens de ALV.
  4. Het bestuur is verplicht aan de kascommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage in de boeken en bescheiden van de vereniging te geven.
  5. De kascommissie onderzoekt de stukken.
  6. Vergt dit onderzoek naar het oordeel van de kascommissie bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan zij zich op kosten van de vereniging door een deskundige doen bijstaan. De kascommissie brengt aan de ALV verslag van haar bevindingen uit.
  7. Jaarlijks treedt één van de leden van de kascommissie af volgens een op te stellen rooster van aftreden.
  8. Een lid van de kascommissie is in een periode van 6 jaar eenmaal benoembaar en herbenoembaar.
  9. Het bestuur is bevoegd bij bijzondere omstandigheden voor organisaties afwijkende contributies vast te stellen. Hierover legt zij tijdens de ledenvergadering verantwoording af.
  10. De vereniging is bevoegd subsidies aan te vragen of fondsen aan te spreken.

 Opgemaakt te Nieuw Beerta, 29 Maart  2018

 

               Voorzitter,                                                                     Secr